1. OBJETO

Definir las políticas y normas para el tratamiento de datos personales.

DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. En Octubre del 2016, adopto y público su Política de Tratamiento de Datos Personales, definiendo los lineamientos generales para la protección y tratamiento de datos personales de los Clientes, Proveedores, Colaboradores y terceros, en virtud del desarrollo de las actividades comerciales vinculadas a DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S.

DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, es la entidad responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente documento que contiene todos los elementos esenciales y seguros para el cumplimiento de la legislación colombiana correspondiente a la Protección de Datos Personales. De igual manera, este documento servirá como referencia para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S., contribuyendo al correcto conocimiento y garantía del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y para que esta Política pueda ser utilizada en diferentes ámbitos de aplicación. Sumado a ello, la adopción de esta Política de Protección de Datos Personales, no implica un cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S.

2. ALCANCE

La Política de Tratamiento de Datos de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como empresa de comercialización y distribución de materiales de construcción e insumos para la industria metalmecánica, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

3. DEFINICIONES.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del Titular.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. Puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

• Dato Personal : Cualquier información vinculada a que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Dato personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato Sensible: Dato personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas. La pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva interés de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, loas datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realice DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, o los encargados del Tratamiento por cuenta de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia : La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Nombre – Razón Social: DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S

NIT: 890.206.735-1

Domicilio: Diagonal 15 59-14 Bucaramanga

Teléfono: 6573000

Página Web: www.distribucionescolombia.com

DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, cuenta con una estructura administrativa y operativa al interior de la organización, encargada de la gestión y protección de datos personales. Las siguientes áreas como responsable de capturar, administrar, controlar y realizar seguimiento al Tratamiento sobre los datos de personas naturales: Gestión Cartera y Crédito, Gestión Humana y Gestión Contable.

5. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

Para prestarle una mejor atención e informarle acerca de nuestros servicios, productos, necesidades, alianzas, contenidos y para facilitarle el acceso general a la información de su interés, DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. quiere garantizar que la comunicación que con usted se realice se haga en forma eficiente, para ello, en su condición de Responsable y Encargado realiza el tratamiento de sus datos personales y atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; el cual implica la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de sus datos para los siguientes fines:

5.1 Finalidad del tratamiento de datos personales DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. usará los datos del Titular – Cliente con la siguiente finalidad:

• Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, comercio electrónico y ventas a través de distancia.

• Para la expedición de cotizaciones, facturas y demás documentos como soporte de una transacción. • Para concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular.

• Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. También para el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad de la prestación del servicio.

• Tramites de garantías y devoluciones de productos.

• Respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.

• Estudios estadísticos con fines de estudio para la medición del nivel de satisfacción y conocimiento del cliente.

• Recibir información de ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes. • Prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.

• La ejecución de procesos y procedimientos contables

• La realización y cumplimiento de los protocolos de seguridad y bioseguridad establecidos por DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S

• El control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.

• La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de la información personal.

• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S.

• Cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizado por el Cliente. 5.2 Finalidad del tratamiento de datos personales DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. usará los datos del Titular – (Proveedores y terceros):

• Para el desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación. Prestación de los servicios ofrecidos.

• Desarrollo de estudios de seguridad y financieros

• Desarrollo de servicios de seguridad electrónica, seguridad física, seguridad industrial.

• Procesos contables, tributarios, pago de facturas y demás.

• Desarrollo de servicios de comunicación corporativas

• La representación jurídica de la compañía

• El cumplimiento de obligaciones legales

• Cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el proveedor, terceros. 5.3 Finalidad del tratamiento de datos personales DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. usará los datos del Titular – (Colaboradores):

• El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S con terceros.

• La debida ejecución del contrato de trabajo

• La participación en procesos de promoción, desarrollo y crecimiento del colaborador

• Tramites o seguimientos médicos

• El cumplimiento de las políticas internas del colaborador y el Reglamento de trabajo

• El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamento del colaborador

• La administración de sistemas de información y comunicaciones

• El ofrecimiento de beneficios extralegales al colaborador

• El control y prevención de fraudes y lavado de activos

• Los mecanismos y protocolos de seguridad y bioseguridad establecidos en las instalaciones de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. La elaboración de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase)

• Todas aquellas finalidades que sean compatibles con la ejecución del contrato de trabajo

• Para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el colaborador.

5.4 Manejo de datos sensibles DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S no recolectara, usara o tratara datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determine que no se requiere dicha autorización.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

La ley 1581 de 2012 establece los siguientes derechos para los titulares de los datos personales:

a. Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamientos este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el articulo 10 de la ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por el Responsable o Encargado del Tratamiento de datos de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g. Conocer el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles, entendidos éstos como aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o, sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.

7. POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS

1. DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. ha identificado a las siguientes áreas como responsables de capturar y realizar Tratamiento sobre los datos personales de personas naturales: Gestión Cartera y Crédito, Gestión Humana, Gestión Contable.

2. Las áreas responsables del Tratamiento deben garantizar que la información del titular sujeta a tratamiento deba ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En ningún caso los responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

3. Las áreas responsables del tratamiento deben garantizar la reserva de la información inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

4. Las áreas responsables del tratamiento deben asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

5. DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. no captura ni realiza tratamiento a los datos sensibles de los titulares contenidos en sus bases de datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

6. En caso que las áreas antes mencionadas transmitan o transfieran una base de datos a otra entidad, deben garantizar que cuentan con la autorización de los titulares para realizar esta acción. Así mismo, estas áreas deben llevar registro de los datos entregados y el nombre de la entidad que los recibió. Toda entidad que reciba estas bases de datos, solo podrá usar la información para los propósitos que se encuentran definidos en la autorización otorgada por el titular de los datos a DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S.

7. En ningún caso las áreas responsables del tratamiento podrán circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Está prohibida la Transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, solo se podrá realizar esta operación cuando se cuente con la autorización del titular de los datos.

9. El área de Tecnología e Información es responsable de asegurar que los datos personales de los titulares salvo la información pública (nombre, número de cédula de ciudadanía o datos del registro mercantil) no podrán estar disponibles en internet u otros medios similares de comunicación, de acuerdo con el Principio de Acceso y Circulación Restringida establecido en la Ley 1581 de 2012.

10. Las áreas responsables del Tratamiento deben garantizar que la información contenida en sus bases de datos, se encuentran bajo las condiciones mínimas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11. En caso que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. notificará oportunamente de esta situación a la autoridad en protección de datos personales (Superintendencia de Industria y Comercio).

7.1 AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES

1. Las áreas responsables del tratamiento deben solicitar al titular la autorización previa para capturar y dar tratamiento a sus datos personales e informarle:

a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo.

b. Los derechos que le asisten como titular de acuerdo al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

c. La identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. a como Responsable del Tratamiento.

2. Las áreas responsables del tratamiento no deben capturar información personal de quienes no estén registrados en las bases de datos de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. y/o no otorguen la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

3. En caso que un titular registrado en las bases de datos de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. desee revocar la autorización o no autorizar el tratamiento de sus datos personales, el área Responsable del Tratamiento debe pedirle que gestione dicha solicitud a través de la página web de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. El sistema notificara automáticamente a aquellas personas que así lo requieran.

4. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes de supresión de datos personales es de quince (15) días hábiles.

5. Las áreas responsables del tratamiento están en la obligación de conservar la autorización otorgada por el titular y entregar una copia en caso que sea solicitada por el titular o sus causahabientes.

6. Las áreas responsables del tratamiento deben conservar y proteger la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada por el titular, de acuerdo con las políticas de “Administración de Registros” establecidas por la Corporación.

7. Las áreas responsables del tratamiento deben conservar, bajos los mismos criterios establecidos en el punto anterior, las solicitudes de supresión de datos radicadas por los titulares de la información.

7.2 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. Las áreas responsables del tratamiento deben garantizar el derecho del titular o de sus causahabientes a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de los datos que le conciernen.

2. En ningún caso las áreas responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de los datos sin la autorización del titular.

3. En ningún caso las áreas responsables del tratamiento podrán realizar el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública (nombre y datos del registro civil) bajo la respectiva aprobación de su representante.

4. En ningún caso se realizará tratamiento a los datos sensibles de los titulares contenidos en las bases de datos (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).

7.3 CONSULTAS

1. DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. ha establecido que el titular o sus causahabientes podrán realizar consultas con relación a sus datos personales, a través de la página web de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S., www.distribucionescolombia.com: , o mediante un comunicación escrita dirigida al área de Servicio al Cliente en la oficina principal, Diagonal 15 # 59-14 Bucaramanga, , adjuntando copia del documento de identidad.

2. En caso que el causahabiente del titular realice la solicitud de consulta a través de medio escrito, debe adjuntar un documento que soporte el parentesco con el titular, de lo contrario no se podrá dar trámite a dicha solicitud.

3. Toda solicitud de consulta radicada por medio escrito, debe direccionase al área de Servicio al Cliente en un tiempo máximo de dos (2) día hábiles contados a partir de la fecha de recibido. El Auxiliar de Servicio al Cliente debe gestionar la respuesta a dicha solicitud, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012.

4. En caso que DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. no pueda atender la consulta en el tiempo establecido, el área responsable del tratamiento debe informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. Las áreas responsables del tratamiento deben garantizar que se conservan los registros de las solicitudes y de las respuestas dadas a los titulares o sus causahabientes.

7.4 RECLAMOS

1. DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. ha establecido que el titular o sus causahabientes podrán interponer un reclamo con relación a sus datos personales, a través de la página web de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S., www.distribucionescolombia.com: opción “Tu Opinión Cuenta”, o mediante un comunicación escrita dirigida al área de Servicio al Cliente en la oficina principal, Diagonal 15 59-14 Bucaramanga, S.S., adjuntando copia del documento de identidad.

2. En caso que el causahabiente del titular interponga un reclamo, debe adjuntar un documento que soporte el parentesco con el titular, de lo contrario no se podrá dar trámite al reclamo.

3. Todo reclamo interpuesto y radicado por medio escrito, debe direccionarse al área de Servicio al Cliente en un tiempo máximo de dos (2) día hábiles contados a partir de la fecha de recibido. El Auxiliar de Servicio al Cliente debe gestionar la respuesta a dicha solicitud cumpliendo los tiempos establecidos por DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. para el proceso de Reconocimientos, Sugerencias y Reclamos.

4. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección y estar acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

5. En caso de que DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo interpuesto, le informará la situación al interesado y dará traslado a quien corresponda en los términos y plazos establecidos por la ley.

6. El responsable dar respuesta al reclamo debe enviar la contestación al Auxiliar de Servicio al Cliente, para que sea enviada por el medio en que el titular haya solicitado.

7. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibido. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se debe informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no debe superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. La información del titular que se encuentra en trámite de reclamación, que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo sea ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, no puede ser usada por las áreas encargadas del tratamiento.

9. En caso que la Superintendencia de Industria y Comercio identifique un riesgo que vulnere los derechos fundamentales del titular, podrá solicitar a DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. el bloqueo temporal de los datos y el área responsable del tratamiento deberá garantizar que se efectúe esta acción en el menor tiempo posible.

10. DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. y las áreas encargadas del tratamiento de los datos personales, deben brindar toda la información que la Superintendencia de Industria y Comercio requiera para el ejercicio efectivo de sus funciones.

8. IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA

Las bases de datos bajo tratamiento por parte de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S. Son las establecidas el Manual interno de Políticas y Procedimientos de Protección de datos y estarán vigentes durante la duración del objeto social de la organización.

9. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de rige a partir de Octubre 2016. El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la organización Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de DISTRIBUCIONES COLOMBIA S.A.S no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posterior cuando el servicio tenga esta modalidad. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamientos, se comunicara de forma oportuna a liosa Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

• El sitio web www.distribucionescolombia.com

• Para los Titulares que no tenga acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicara a través de medios verbales, escritos o medios digitales.

• Las comunicaciones se enviaran antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización de las mismas. Esta política tiene vigencia a partir de Enero del 2020.